Les organisateurs : 

L’épouvan’trail est une course de trail nocturne organisée au pré de l’hôtel de ville de Valbonne, le soir d’Halloween. Elle propose plusieurs parcours, dont un spécialement dédié aux enfants.

Le  grand départ aura lieu le 31 octobre à 18h15.  Nous vous conseillons d’arriver au moins 30 minutes en avance pour vous échauffer et profiter des animations.

Une lampe frontale opérationnelle sera exigée au départ.

Il est aussi recommandé de partir avec 1 litre d’eau.

Il est conseillé d’avoir des chaussures ayant une bonne accroche! Il y a 2 passages glissants s’il a plu les jours précédents. Ils seront indiqués sur place.

Tout le long du parcours, il y aura des signaleurs, mais aussi un marquage réfléchissant.

Il sera conseillé de retirer les dossards à Chullanka d’Antibes :

• Le samedi 28/10 de 14h à 18h
• Le lundi 30/10 de 12h à 14h
• Le Lundi 30/10 de 17h à 19h

Vous pourrez retirer les dossards sur place le 31/10 de 17h15 à 18h.

Le village étant très apprécié le soir d’Halloween. Nous vous conseillons de covoiturer si possible et d’arriver en avance. Le meilleur emplacement pour se garer sera le pré des arts.

Nous mettrons un espace pour stationner les vélos en rappelant que le soleil se couche à 17h25.

Nous mettrons en place un service de garderie pour les enfants de moins de 10 ans. Le nombre de place sera limité à 20.

• Un supplément de 6€ sera demandé par enfant pour les parents effectuant le 8km. (Prise en charge de 17h30 à 19h30)
• Un supplément de 9€ sera demandé pour les parents effectuant le 15 km. (Prise en charge de 17h30 à 20h30)

Ce service sera assuré par Yoopala

Un seul wc sera mis à la disposition des coureurs. C’est malheureusement peu! C’est indépendant de notre volonté. Nous vous demanderons si possible d’anticiper vos envies. 

Article 1 – Les épreuves

L’association Eco Sophia Trail organise le mardi 31 octobre 2023 l’Epouvant ’Trail de Valbonne. Cette épreuve est ouverte aux coureurs sur une distance de 8 km et 15 km environ en terrain varié pour un dénivelé positif de 260m pour le 8 km et 490 m pour le 15 km. Tous les départs se feront du village de Valbonne. Les arrivées seront jugées sur le Pré de la Mairie à Valbonne village.

Le nombre des participants est limité à 300 sur les courses adultes.

Les départs du 8 km et 15 km seront regroupés : Départ 18 h 15 de Valbonne village sur le Pré de la Mairie à Valbonne village.

Article 2 – Conditions d’inscription

• Avoir au minimum 18 ans pour le parcours de 15 km
• Avoir au minimum 16 ans pour le parcours de 8 km

Les inscriptions s’effectuent sur www.sportips.fr dans la limite des places disponibles. Seules les inscriptions payées seront affichées dans la liste des participants. Toute participation à une compétition est soumise à la présentation d’une attestation de non contre-indication « à la course à pied en compétition ». Cette attestation doit être obligatoirement fournie par les participants à l’organisateur. Ainsi, il faudra présenter :

• Une licence Valide : FFA Athlé / Pass FFA / FFCO/ FFPM / FFTri / FSGT Trail en cours de validité.
• Certificat Médical : doit mentionner l’absence de contre-indication à la pratique du sport /de l’athlétisme / de la course à pied en compétition et dater de moins d’un an à la date de la compétition.

Aucun autre document ne peut être accepté pour attester de la possession du certificat médical. L’organisateur conservera, selon le cas, la trace de la licence présentée (numéro et fédération de délivrance), l’original ou la copie du certificat, pour la durée du délai de prescription (10 ans). Les participants étrangers sont tenus de fournir un certificat médical d’absence de contre-indication à la pratique du sport en compétition, de l’athlétisme en compétition ou de la course à pied en compétition, même s’ils sont détenteurs d’une licence compétition émise par une fédération affiliée à l’IAAF. Ce certificat doit être rédigé en langue française, daté, signé et permettre l’authentification du médecin, que ce dernier soit ou non établi sur le territoire national. S’il n’est pas rédigé en langue française, une traduction en français doit être fournie.

Le montant de l’inscription est fixé à :

• 8 km : 8€ avant le 1 octobre 23h59, puis 12€ jusqu’au 24 octobre 2023
• 15 km : 15€ avant 1 octobre 23h59, puis 20€ jusqu’au 24 octobre 2023

L’inscription comprend le dossard, la collation d’après course et le chronométrage électronique.

Article 3- Annulation et remboursement

GARANTIE INDIVIDUELLE ANNULATION SPORTIPS. Au moment de votre inscription en ligne sur le module Sportips.fr vous pouvez souscrire une Garantie Individuelle d’Annulation, qui vous permettra d’être remboursé du montant de votre inscription sur simple demande de votre part, effectuée jusqu’à 72 h avant le départ de votre course. Si vous n’avez pas choisi cette option, vous ne pourrez pas demander le remboursement de votre inscription. En cas d’annulation ou report général de l’épreuve, les conditions générales de l’organisateur s’appliquent… (Remboursements, report…) 

Pour toute demande d’annulation et de remboursement, l’inscription sera remboursée uniquement sur présentation d’un certificat médical daté et envoyé avant le 24/10/2023 

Article 4 – Transferts de dossards

 Les transferts de dossard sont autorisés jusqu’au 24/10/2023. Le transfert est à réaliser directement dans votre fiche d’inscription en ligne. Aucun mouvement financier ne sera effectué sur la plate-forme. Votre dossard et les options réservées seront transférés au nouveau coureur. Ce transfert est irréversible et ne peut être transféré à nouveau.

 Les dossards sont nominatifs, aucun n’échange ou transfert d’inscription n’est possible, quel que soit le motif invoqué. Les coureurs qui rétrocèdent leur dossard seront reconnus responsables en cas d’accident survenu ou provoqué par le remplaçant durant l’épreuve.

Article 5 – Modification de la distance choisie

La modification de votre inscription vers un autre parcours est possible dans la limite des dossards disponibles. Vers une distance inférieure sans remboursement de la différence. La différence pourra être utilisée pour l’ajout d’option au moment de la  modification. Vers une distance supérieure avec paiement de la différence.

Article 6 – Retrait des dossards :

 Le retrait des dossards se fera au magasin partenaire Magasin Chullanka Antibes (2222 Rte de Grasse, 06600 Antibes) : 

• Le samedi 28 de 14h à 18 octobre
• Le lundi de 12h à 14h et de 17h à 19h

 Puis le jour de la course, 31 octobre 2023 au Pré de la mairie de Valbonne village de 17 heures à 17h45 heures. Les dossards seront à retirer sur présentation d’une pièce d’identité. Aucun dossard ne sera expédié par la Poste.

 Le dossard devra être porté devant et être entièrement lisible lors de la course. Dans le cas contraire il est susceptible de disqualification.

Article 7 – Engagement

 Tout engagement est ferme et définitif et ne peut faire l’objet de remboursement pour quelque motif que ce soit. Sur simple demande écrite (mail ou courrier) effectuée 7 jours avant l’épreuve, nous reportons gratuitement votre inscription pour l’édition     suivante si applicable.

Article 8 – Assurance

 Responsabilité civile : conformément à la loi, les organisateurs ont souscrit une assurance couvrant les conséquences de leur responsabilité civile, celles de leurs préposés et de tous les participants de l’Epouvant’Trail Valbonne (MAIF Assurance).

 Les concurrents participent sous leur propre responsabilité en cas d’accident ou de défaillance consécutive à leur état de santé. Cependant il incombe aux participants non licenciés de souscrire une police d’assurance individuelle accident.

Article 9 – Ravitaillement :  8 et 15 km 

Pas de ravitaillement sur le parcours, uniquement à l’arrivée

 Aucun ravitaillement en dehors des zones proposées par l’organisation n’est autorisé.

Respectez l’environnement en pensant à jeter vos emballages de barres dans les poubelles mis à disposition sur les ravitaillements. 

Article 10 – Equipement obligatoire : 8 et 15 kilomètres

 L’épreuve est courue en semi-auto-suffisance. De ce fait, les concurrents devront se munir de :

•  Une lampe frontale ou ventrale d’une autonomie de 2h.
•  le port du dossard est obligatoire à l’avant, visible dans sa totalité et en permanence ;

 Il est conseillé d’avoir un minimum d’1 litre d’eau ou de boisson énergétique dans le contenant de leur choix (porte bidon, poche à eau etc…) ; Ainsi que d’avoir un téléphone portable (allumé et batterie rechargée afin de nous permettre de vous contacter en cas de problème).

 L’équipement complet sera vérifié pour certains coureurs tirés au sort, tout manquement entraînera une pénalité.

Article 11 – Consigne

 Les concurrents pourront laisser dans la zone de départ un sac contenant leurs affaires. Votre nom et numéro de dossard devront y figurer. L’organisation décline toute responsabilité en cas de perte, de vol ou détérioration des biens et effets personnels. Un ravitaillement de fin de course attendra les concurrents à l’arrivée.

Article 12 – Classement et dotation

La remise des prix se fera à partir de 19 h 45 le jour de la course, sur l’aire d’arrivée.

Récompenses pour : les 3 premiers au scratch et le premier de chaque catégorie, non cumulable avec le scratch

Article 13 – Contrôle

Plusieurs points de contrôle sont établis par l’organisation afin d’assurer la régularité et la sécurité de l’épreuve.

Article 14 – Commissaires

Les contrôles sont effectués par des commissaires de course qui sont sous l’autorité du président du jury dont le pouvoir de décision est sans appel.

Article 15 – Assistance médicale et sécurité :

Une équipe de secouristes sera présente pendant toute la durée de l’épreuve sur l’aire d’arrivée. Des signaleurs seront présents tout le long du parcours. Les personnes seront  habilitées à mettre hors course un concurrent jugé inapte où mettant en danger sa sécurité ou celle d’autrui. Les concurrents autorisent le service médical à prendre les mesures nécessaires en cas d’accident. En cas d’abandon, le concurrent doit prévenir le poste de contrôle le plus proche et rendre son dossard. Il sera mis hors – course et autorisé  à quitter le parcours par ses propres moyens et sous sa propre responsabilité. Toutefois, l’organisation pourra l’assister et le reconduire sur la zone d’arrivée. La sécurité routière est assurée par des signaleurs mis à disposition par l’organisation. Des effectifs de la Police municipale seront présents sur le parcours. Les participants s’engagent à respecter strictement le code de la route durant l’évènement.

Article 16 – Médias

Les concurrents autorisent l’organisation à utiliser leur image pour tout support concernant l’événement à des fins promotionnelles.

Article 17 – Dossier inscription

Afin de prolonger notre démarche écologique, le dossier d’inscription est à remplir sur le site Sportips avant le 24 octobre, dans la limite de 300 participants. Le règlement se fera par un paiement sécurisé en ligne.

Article 18 – Pénalités 

Le non-respect de ce qui suit entraînera la disqualification du concurrent :

• Non port du matériel obligatoire ou du dossard.
• Aide extérieure de toute nature.
• Non-respect du parcours et des postes de contrôle.
• Non-respect de l’environnement (jet de bouteille, de papier…)
• Mise en danger de sa propre sécurité, de celle d’autrui ou non-assistance à un concurrent.
• Avis du service médical. 

Les concurrents n’ayant pas le matériel obligatoire requis se verront refuser le départ. Le présent règlement est valable dans sa totalité pour les coureurs. Les organisateurs attirent l’attention des concurrents sur le respect de l’environnement, des bénévoles, des promeneurs et des riverains.

Article 19 – Interdiction

Les bicyclettes, engins à roulettes et / ou motorisés sont formellement interdits sur le parcours.

Article 20 – Chronométrage

Le chronométrage sera effectué par un chronomètre, un logiciel de chronométrage et une puce électronique.

Article 21 – Annulation

L’organisation se réserve le droit d’annuler la manifestation en cas de force majeure (intempéries …). En cas d’annulation, les inscriptions seront automatiquement transférées pour l’édition suivante si applicable.

Article 22 – Acceptation du règlement

Tout concurrent reconnaît avoir pris connaissance du présent règlement et en accepter toutes les clauses. Il s’engage sur l’honneur à ne pas anticiper le départ et à parcourir la distance complète avant de franchir la ligne d’arrivée.